ADEK Yapılanması (Kurumsallaşma)

AUZEF ADEK Kurumsallaşma basamağında uygulanacak hareket planı

1. Tüm dokümanlar FileZilla ile FTP ye atılacak
2. Erkan Web ile FTP dosyalarının tamamını linkleyecek (Erkan Bey kontrol edecek)
3. FTP dosyaları şekil olarak güncellenecek.
Talimat isimleri iş analizi olarak değiştirilecek.
Güncellenen dosyalar revizyon no 0.1 artırılarak aynı isimle kayıt edilecek.
Güncellenen her dosyaya yayın tarihi eklenecek.
4. ADEK Dokümantasyon ekibi oluşturulacak.
..........ADEK Çalışanları
..........Okutmanlar (Süreç asistanları)
..........Fakülte Sekreteri
..........SAM Personeli ve Özlem hanım ve Mürüvvet hanım
5. ADEK Dokümantasyon ekibi ile toplantı yapılacak.
5.1.Kurumsallaşma ilk aşaması
..........Tüm dokümanların şekil düzeltmeleri yapılacak (Şekil Buket Hanım tarafından belirlenecek).
..........Tüm talimatların amaç ve iş akışı bütünlükleri kontrol edilecek. İşlerin zaman ve öncelik akış sırasında olması sağlanacak. Amaç ve talimat isimlerinde değişiklik önerileri dokümantasyon gurubuna getirilecek.
..........Tüm iş basamaklarının periyodları kontrol edilecek. Önceki günlük, haftalık, aylık dizinden vazgeçilip her satır için periyodu tek tek yazılacak.
..........Her iş basamağı için sağ tarafındaki hücrelerde yer alan performans ölçekleri, gerçekleşme zamanı, tek iş süresi, tahmini gerçekleşme sayısı, sorumlu unvan ve daha iyi yapılabilmesi için gereksinimler olan analiz bilgileri tamamlanacak.
..........Her talimat için kapsam, sorumlular ve tanımlar tamamlanacak.
..........EK'ler bölümünde ilk olarak Sorumluluk unvanları aşağıya alınarak görev tanımları tamamlanacak.
..........Ölçme analiz, dokümanların kontrolü ve kayıtların kontrolü bir sonraki basamağa bırakılacak
..........Bu basamakta İlgili dokumanlar tamamlanacak ve olmayan dokumanlar için birimlerden dokumanın tamamlanması istenecek.
..........İlgili mevzuat isimleri ve linkleri bulunup burada yazılacak.
5.2. Kurumsallaşma çalışmasının sahaya uygulanması
..........ADEK dokümantasyon grubu tarafından her şube iş analizi tamamlandığında, süreç sahibi ile beraber sahaya uygulama ve yaygınlaştırma çalışması yapılacaktır.
..........Yaygınlaştırma için önce süreç sahibi tarafından şube sorumlusu görevlendirilecektir.
..........Şube sorumlusu saha uygulamalarına ekibi ile doğrudan başlayacak ve her hafta sonuç raporu sunacaktır.
5.3. Ölçme değerlendirme soru seti oluşturulması
..........Tüm iş analizlerinde bulunan iş basamaklarının performans bileşeni ve ölçek kısımlarından likert tipi soru seti oluşturulacaktır.
..........Soru setleri elektronik ortama geçirilecektir.
..........Tüm süreç asistanları süreçlerini soru setlerine göre puanlayacaktır.
..........Puan sonuçlarına göre iyileştirme öncelikleri planlanacaktır.
Soru seti planı:
Birim
Süreç
Şube
Soru grubu
Soru.....................................
Sorunun Amacı..................
Sorunun Hedefi.................
Sorunun Ölçülebilir bileşenleri ve temin yeri
Sorunun puantajı 1: ???,
2:???,
3:???,
4:???,
5:???
6. AUZEF Kurumsallaşma Ekibi olarak ADEK Dokümantasyon Ekibi, Süreç Sahipleri ve şube sorumluları görevlendirilmiştir.
7. AUZEF Kurumsallaşması için Dokümantasyon ekibi tüm dokümanların mantıksal düzeltmesini ve geliştirmesini yaparken, Süreç sahipleri ve şube sorumluları sahaya uygulamayı yaygınlaştıracaklar.

Görüşünüz